「念のため、もう一人」。二人目は、何を確かめるのか。

01 同じ確認にも、意味はある

転記や計算を別の人がもう一度確かめることには、意味があります。確認の人数や手順が定められている仕事も、その決まりに従う必要があります。ここで考えたいのは、それをやめることではありません。

「二人が見た」という言葉だけでは、何が確認できたのかまでは分かりません。依頼文から一覧へ正しく写っていても、依頼文の対象期間が曖昧なら、その曖昧さは一覧にも残ります。転記の確認と、元の情報が十分かという確認は、同じではないからです。

02 「ここは確認済み」の外側を見る

先ほどの例なら、「依頼文との一致は確認した。対象期間の読み方がこれでよいかを見てほしい」と頼むことができます。これなら二人目は、何を引き受けるのかを具体的に考えられます。もちろん、依頼文へ戻るための資料と時間も必要です。

確認済みと、次の問いを渡す

元の依頼文も、一緒に渡す

「一致は確認済み。

対象期間を見てほしい」

元の依頼文に戻る資料と時間も必要です。

これは、確認する人を増やす前に、確認の対象を分けてみる提案です。筆者の仮説は、何を確かめたかを区別せずに人数だけを足すと、まだ確認していない点まで確認済みに見えてしまうことがある、というものです。確認済みの印が示す範囲を、頼む側と受ける側で揃えたいと思います。

一方で、確認事項を細かく割り振ればそれで十分、というわけでもありません。担当範囲の外に気になる点を見つけたとき、戻って話せる余地が要ります。役割を分けることと、境界の外を見ないことは別です。

03 人数ではなく、頼み方を確かめる

資料の一致を確かめることと、その内容を専門的に判断し、最終的に承認することも分けておきたい。この記事は、士業の専門判断や、必要な複数人確認を省く提案ではありません。誰がどの責任を担うかは、それぞれの仕事のルールに従います。

次に「念のため見てください」と頼むとき。一人目が確かめたことと、まだ確かめてほしいことを分けて伝えてみる。人数を増やすかどうかの前に、その依頼が何を確かめるためのものかを問い直す。確認の意味は、そこから見えやすくなるのではないでしょうか。