士業事務所の共有フォルダで資料が見つからないとき、AI導入前に確認したいこと

「見つからない」と「正しいか分からない」は別の問題

候補が見つかっても、どれが最新か分からなければ確認は終わりません。ファイル名をそろえるだけでなく、基準にする資料や更新する担当者を決める必要がある場合もあります。次の表は、面談で問題を切り分けるための例です。

同じ名前だからといって、すぐには消さない

同名でも別の案件で使っている可能性があります。逆に、名前が違っても同じ内容かもしれません。整理前に内容や利用状況を確認し、残す資料を判断する必要があります。

当社のAI診断では共有資料の重複や台帳の食い違いを調べますが、手作業でファイルを整理・移動する代行サービスではありません。診断結果をもとに、何を先に整えるかを判断できるようにします。

回答だけでなく、根拠の資料へ戻れるようにする

「前回、どんな相談を受けたか」と質問して関連記録を探す仕組みは、担当者への確認を減らすための選択肢です。その際は、回答の文章に加え、参照した相談メモや記録を開いて確かめられる形を目指します。

資料の内容や権限によって、検索できる範囲は変わります。導入前に実際の資料で確認し、最終的な判断や文書の確定は事務所側で行います。LPの動く画面は導入後の利用イメージであり、診断を受けるだけで検索機能が提供されるわけではありません。

外出先で使う場合も、見せてよい資料の範囲を先に決める

訪問前に相談の経緯を振り返る。面談中に根拠の資料を確認する。スマホで調べられる環境は、事務所に電話して探してもらう手間を減らすために検討できます。

ただし、スマホで利用できる共有環境、通信環境、閲覧権限を整えることが前提です。事務所の全資料を一律に開放する設計ではなく、アクセスを許可された資料を対象にします。

まず、最近困った「探し物」を面談で教えてください

どんな質問に答えたかったか、どの資料を探したか、誰への確認が必要だったか。実際に手が止まった場面から、調べる資料の範囲を確認します。

診断で分かることと、導入後にできることは分けてお伝えします。診断書を見て、導入へ進むか、ご自身で改善するかをご判断いただけます。