一つの業務に、一つの確認表を作る
たとえば年末調整の資料回収を選び、今使っている保存先を確認します。メール添付、共有フォルダ、紙の受領記録に分かれていても、まずは所在を一覧にするだけで構いません。資料そのものをすべて移す必要はありません。
資料を動かす前に、所在をそろえる
メール添付
共有フォルダ
紙の受領記録
一つの
確認表
資料の所在を記録
資料そのものをすべて移す必要はありません。閲覧権限は顧問先ごとに守ります。
確認表には、次の項目を残します。
- 資料の種類と保存先
- 対象の年度と更新日
- 受領済みか、追加の確認が必要か
- 問い合わせの内容と回答状況
- 次に確認する担当者
閲覧できる人は、顧問先ごとの権限に合わせます。整理のために、これまで見られなかった資料まで共有することは避けます。
AIには、確認前の一覧づくりを任せる
利用条件と入力範囲を事務所で確認したうえで、AIに資料の一覧や問い合わせの分類案を作らせる方法があります。
「保存先の案内」「受領状況の確認」「先生の判断が必要な相談」といった分類です。AIが分類した結果は職員が見直し、判断が必要なものを先生へ回します。個別の税務判断や回答の確定を、自動で進める前提にはしません。
分類案はAI、見直しは人
AIが作った分類「案」
職員が見直す
判断が必要な相談は、先生へ
見つからない資料を「未提出」と即断せず、人が確認してから連絡します。
資料が見つからない場合も、「未提出」と即断しません。別の保存先にあるのか、まだ受け取っていないのか、人が確認してから連絡します。
一件で試し、使えた項目を残す
最初は、対象業務の一件で確認表を試します。元の資料へ戻れるか。問い合わせの続きが分かるか。担当者が不在でも、次に誰へ確認するかが分かるか。この三つを見ます。
一件で、使えるか確かめる
確認表を一件で試す
元の資料へ
戻れる
問い合わせの続きが分かる
次の確認先が分かる
項目が多すぎて更新できないなら減らします。
項目が多すぎて更新できないなら減らします。繁忙期前に目指すのは、続けられる確認表を一つ作ることです。
数字の確定と説明は先生が行う
Y税理士事務所の導入例では、事務所のデータからAIが答えの案と根拠を出し、先生が元のデータで確かめて使う進め方を紹介しています。
先生の事務所で始めるときも、AIが読む範囲と先生が確かめる箇所を先に決めます。年末調整か、確定申告か。まずは一つを選び、資料の置き場と問い合わせの記録をそろえてみてください。